BENCHMARKING KE BEST PRACTICE: UPAYA PERBAIKAN TATA KELOLA ORGANISASI

Oleh : Nugraheni Triastuti

Sepanjang tahun 2017 ini Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) Jawa Tengah menerima kunjungan rekan sejawat, sebanyak 8 LPMP, diantaranya adalah LPMP DKI Jakarta, LPMP NTB, LPMP Kalimantan Barat, LPMP Sulawesi Tenggara, LPMP Sumatera Barat, LPMP Lampung, LPMP Jogjakarta dan LPMP Sulawesi Tengah.

Sementara LPMP Jawa Tengah sendiri juga melakukan kunjungan ke beberapa LPMP diantaranya adalah ke LPMP Maluku Utara, LPMP Bangka Belitung, LPMP Sulawesi Selatan dan LPMP Sumatera Selatan. Tujuan dari kunjungan ini yang utama adalah melakukan benchmarking ke best practice.

Sebagaimana kita ketahui bahwa tujuan kegiatan benchmarking adalah agar masing-masing LPMP bisa saling mengadopsi dan mengadaptasi keunggulan yang memiliki best practice dalam pengelolaan program melalui pembelajaran benchmarking, knowledge replication, dan knowledge customization.

Program kegiatan favorit yang banyak diminati oleh rekan LPMP ketika berkunjung ke LPMP Jawa Tengah dalam rangka kegiatan benchmarking ke best practice adalah persiapan menuju WBK (Wilayah Bebas dari Korupsi), implementasi SPI (Satuan Pengawas Internal), Program Sekolah Model Penjaminan Mutu Pendidikan, kegiatan kemitraan penjaminan mutu pendidikan, dan pengelolaan SAKIP (Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah).

Sedangkan benchmarking LPMP Jawa Tengah ke rekan sejawat mengambil keunggulan pengelolaan program kegiatan pengembangan model kemitraan dan fasilitasi peningkatan mutu pendidikan, serta pemetaan mutu pendidikan.

Penjelasan Umum Benchmarking

Pengertian benchmarking secara sederhana adalah suatu proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap proses operasi terbaik di kelasnya. Dalam tahap penjelasan umum benchmarking meliputi manfaat, tujuan, indikator keberhasilan, pelaksanaan kegiatan, yang secara rinci dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.    Manfaat benchmarking adalah mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkan pencegahan sebelum kesalahan terjadi dan menyederhanakan proses.

2.    Tujuan benchmarking adalah untuk menentukan kunci atau rahasia sukses dari organisasi mitra yang paling unggul

3.    Indikator keberhasilan pelaksanaan benchmarking adalah terjadinya perubahan organisasi yang lebih baik, terjadinya perbaikan kinerja, dan meningkatnya kemampuan pegawai

4.    Pelaksanaan kegiatan benchmarking adalah memilih program kegiatan yang akan dibandingkan, mengindentifikasi kunci atau rahasia sukses dari program kerja tersebut, memilih organisasi mitra sebagai pembanding, mengumpulkan data dan informasi serta praktek-prakteknya, melakukan analisis untuk mendapatkan peluang guna perbaikan, adaptasi dan mengimplementasikan praktek-praktek terbaik.

5.    Kompetensi yang dibangun dalam benchmarking ke best practice adalah para peserta benchmarking mampu mengadopsi dan mengadaptasi best practice bidang pengelolaan program kegiatan yang menjadi sasaran benchmarking.

6.    Ruang lingkup benchmarking ke best practice fokus terhadap pengelolaan program kegiatan. Program adalah instrumen kebijakan yang berisi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai sasaran dan tujuan. Dengan demikian ruang lingkup bahasan yang akan menjadi fokus perhatian dalam benchmarking ke best practice adalah bidang pengelolaan program dengan merujuk kepada pedoman penyusunan renstra, program terdiri dari program teknis (program yang menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, program bersifat khusus tidak duplikatif, harus dapat dievaluasi pencapaian kinerja berdasarkan periode waktu tertentu, dilaksanakan dalam  periode jangka menengah, perubahan hanya dapat dilakukan setelah melalui tahapan evaluasi) dan program generik (program yang bersifat pelayanan internal untuk mendukung pelayanan aparatur dan / atau administrasi pemerintahan, nomenklatur program dibuat unik dengan membedakan kode programnya, ditujukan untuk menunjang pelaksanaan program teknis).

Tahapan kegiatan Benchmarking ke Best Practice

Beberapa tahapan kegiatan yang dilakukan selama kegiatan bencmarking ke best practice adalah sebagai berikut :

1.    Pengumpulan dan pengolahan data dan informasi mitra benchmarking.

Pada kegiatan ini yang dilakukan adalah menyusun daftar pertanyaan, mengumpulkan informasi dari mitra bencmarking atau informasi dari sumber lain, dokumentasi, melakukan pengecekan dan uji kebenaran atas informasi yang diperoleh. Selanjutnya menyusun daftar pertanyaan final untuk menentukan lingkup yang akan di benchmarking.

2.    Analisis best practice yang berpraktek terbaik

Pada tahap ini yang dilakukan adalah melakukan pengolahan data dan informasi, melakukan pengendalian kualitas informasi yang diperoleh, mengoreksi terhadap unsur yang di benchmarking, dan tahapan berikutnya adalah memanfaatkan hasil analisis tersebut.

3.    Kunjungan ke mitra benchmarking

Tahapan selanjutnya adalah melakukan kunjungan ke mitra benchmarking untuk melakukan pengamatan dan mempelajari best practice mereka. Melakukan identifikasi praktek terbaik mereka untuk keunggulan organisasi kita dalam pengelolaan program di masa datang.

4.    Identifikasi perbedaan praktek mereka untuk keunggulan organiasasi, melakukan pertukaran informasi, mengoreksi terhadap unsur yang dibenchmarking dan memanfaatkan hasil analisis.

5.    Memanfaatkan hasil lesson lern dan gabungkan dengan rencana organisasi.

Pada tahap ini yang paling utama adalah kejelian para peserta benchmarking dalam proses mengadaptasi dan mengadopsi guna diterapkan dalam program yang sama atau program lainnya untuk meningkatkan kinerja organisasi.

6.    Mempersiapkan rencana perubahan pengelolaan program organisasi.

Hasil analisis best practice dari organisasi mitra yang bisa diadopsi dan diadaptasikan kemudian disusun rencana perubahan pengelolaan program organisasi.

7.    Implementasi rencana perubahan pengelolaan program organisasi.

Pada tahap ini yang dilakukan adalah mengimplementasikan langkah ke-6 dengan melakukan penyesuaian dan mempertimbangkan lingkungan strategik organisasi.

Setelah mengetahui gambaran umum benchmarking beserta tahapan yang telah dilalui, harapan selanjutnya adalah adanya perbaikan tata kelola organisasi, perubahan budaya kerja yang memungkinkan organisasi untuk menetapkan target kinerja baru yang lebih realistis. Semoga.

 

 

Sumber : Materi Diklat Kepemimpinan Tingkat III, Pusdiklat Pegawai Kemdikbud 2017.

Add comment


Security code
Refresh